El registro de correo electrónico de sociedades en Costa Rica es obligatorio para las sociedades mercantiles, tanto activas como inactivas. Aunque sólo conserven una propiedad y no tengan actividad económica, deben contar con un correo registrado para recibir comunicaciones oficiales. Tras varias prórrogas y cambios de procedimiento, hoy existe una vía en línea, sin notario y sin costo, para quienes cumplen los requisitos de ACE.
Las idas y vueltas del registro de correo societario
La Ley N.º 10.597 incorporó el correo electrónico como medio de notificación judicial y administrativa para las sociedades mercantiles. En la práctica, las autoridades pueden enviar a esa dirección comunicaciones de tribunales e instituciones públicas. La reforma también eliminó la figura del agente residente, que servía como contacto para recibir notificaciones en determinados casos. Para las sociedades ya inscritas, el procedimiento inicial requería intervención notarial y publicación de un aviso en La Gaceta.
Luego cambiaron los plazos. El vencimiento original era el 4 de junio de 2026; la Directriz DPJ-001-2026 lo prorrogó al 4 de septiembre de 2026. La Ley N.º 10.962 reformó el plazo a 31 de diciembre de 2026 y abrió una vía electrónica con firma digital. Finalmente, la Directriz DPJ-002-2026 aclaró que debía aplicarse un plazo mayor. Por eso se difundieron fechas e instrucciones diferentes: correspondían a etapas distintas del mismo proceso.
El plazo vigente vence el 3 de diciembre de 2027. Lo aclaró la Directriz DPJ-002-2026, fechada el 10 de julio de 2026 y publicada en La Gaceta el 24 de agosto de 2026. Esta dejó sin efecto las directrices anteriores. Las sociedades que aún no tienen el correo registrado deben cumplir dentro de este plazo; la obligación continúa vigente.
La Ley N.º 10.962 también permitió registrar el correo mediante una declaración jurada electrónica, sin acudir al notario. Esa opción dependía de que el Registro habilitara el sistema de autogestión. Hoy ACE ya está disponible: el cambio en la ley se convirtió en una alternativa concreta para realizar el trámite en línea.
Sociedades activas e inactivas: quiénes deben revisar su correo
La obligación alcanza a sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y en comandita simple. Estar inactiva significa que la sociedad no desarrolla actividad económica; no que haya dejado de existir legalmente. Por eso, una sociedad que sólo conserva un bien también debe revisar si tiene su correo registrado. Si fue disuelta o venció el plazo para el que se constituyó, conviene analizar su situación antes de iniciar el trámite.
Las solicitudes de constitución de sociedades nuevas presentadas por primera vez desde el 4 de junio de 2025 deben incluir el correo en la escritura con la que se crea la sociedad. Si el correo ya figura correctamente en el Registro, no hace falta repetir el trámite de inclusión. Lo decisivo es comprobar ese dato, no asumir que basta con tener una cuenta de correo o con que la sociedad sea reciente.
¿Qué pasa si no registro el correo de la sociedad?
Desde el 4 de diciembre de 2027, el Registro de Personas Jurídicas no inscribirá documentos de sociedades que no tengan el correo registrado. Es decir, una gestión que necesite inscribirse en el Registro puede frenarse hasta que la sociedad registre su correo. Esta consecuencia se aplica a quienes todavía no hayan cumplido.
ACE: cómo registrar el correo sin notario y sin costo
El Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos (ACE) permite incluir o modificar el correo directamente en el portal del Registro Nacional. Ingresa el representante legal inscrito y vigente, con su firma digital certificada. Esta firma acredita su identidad y permite firmar documentos electrónicos con respaldo legal. El representante selecciona la sociedad, escribe la dirección y completa la solicitud.
El sistema genera la declaración jurada electrónica, en la que el representante afirma bajo juramento la información del trámite. Esta vía no requiere notario ni publicar un edicto, el aviso en La Gaceta. Dentro del plazo legal, el trámite está exento de tributos cuando sólo se solicita incluir o modificar el correo.
¿Puede un apoderado gestionar el registro en ACE?
No. Un poder no habilita a usar ACE: el sistema está reservado al representante legal inscrito y vigente. Si la gestión la realizará un apoderado, corresponde revisar una vía notarial y confirmar que el poder le permite efectuarla.
¿Qué requisitos debe cumplir la sociedad para usar ACE?
Además de estar inscrita y tener vigente el período para el que fue constituida, debe estar al día con el Impuesto a las Personas Jurídicas y el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), donde se informa quiénes poseen o controlan la sociedad. Cuando corresponda, también debe cumplir las obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y las de desarrollo social y asignaciones familiares.
Antes de ingresar, prepare la computadora siguiendo los requisitos de firma digital del portal de ACE. Si el representante no tiene firma digital certificada vigente, debe optar por una de las alternativas notariales.
Sin firma digital: la alternativa de la gestión notarial
Las vías notariales siguen vigentes. Puede registrar el correo mediante escritura pública o mediante la protocolización de un acta de asamblea o reunión de socios. En el primer caso, el notario autoriza el documento de la solicitud; en el segundo, incorpora el acuerdo de la sociedad a un instrumento notarial. Estas opciones requieren publicar un edicto y pueden tener honorarios y gastos de publicación.
ERP Lawyers cuenta con notarios públicos que pueden realizar esta gestión por su sociedad. Si no tiene firma digital o necesita tramitar mediante un apoderado, nuestro equipo puede revisar su caso, determinar la documentación necesaria y gestionar el registro por la vía que corresponda.
Esto también permite evaluar los casos de representantes que están fuera de Costa Rica, sin asumir que todas las sociedades pueden utilizar el mismo procedimiento.
Después del registro: comprobar los datos y atender el correo
Se registra una cuenta por sociedad; si representa varias, debe tramitar cada una por separado. Elija una dirección a la que la sociedad mantenga acceso y asigne una persona para revisarla, incluida la carpeta de correo no deseado. Una comunicación oficial puede requerir una respuesta dentro de un plazo concreto.
¿Puedo cambiar el correo o corregir un error?
Sí. El representante legal puede presentar una nueva solicitud en ACE para cambiar o corregir la dirección. Revise que esté completa y sin errores antes de finalizar: el correo que usted escribe será el que quede registrado.
¿Qué comprobante recibo y cuándo debo descargarlo?
ACE entrega un comprobante con tomo y asiento, los números que identifican la solicitud. Descárguelo antes de cerrar el trámite. La declaración jurada puede descargarse una sola vez durante los siete días naturales posteriores a la inclusión o modificación del correo, incluidos fines de semana y feriados. Después puede adquirirla por los canales del Registro utilizando el tomo y asiento. Guarde ambos documentos.
¿Qué hago si mi sociedad no aparece en ACE?
Escriba a ACE@rnp.go.cr, el correo de soporte indicado por el Registro Nacional. Antes, revise los datos de la sociedad y si usted figura como su representante legal vigente: el sistema muestra las sociedades que puede representar.
El primer paso es comprobar si su sociedad ya tiene el correo registrado y si esa cuenta sigue bajo su control. Si necesita incorporarlo, actualizarlo o revisar la documentación para una gestión notarial, contacte a ERP Lawyers para evaluar su caso.
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