¿Qué es el factoreo?
Cuando una compañía tiene muchas cuentas por cobrar, en forma de facturas o letras de cambio, por ejemplo, puede acudir al factoreo (también conocido como factoring o descuento de facturas).
El factoreo se torna una opción muy viable cuando la empresa requiere liquidez para seguir operando con total normalidad, pues si cumple con ciertos requisitos obtendrá dinero rápido, equivalente a las facturas que no le han pagado.
A cambio de la firma de un contrato y el pago de una comisión, las empresas que desarrollan la actividad de factoreo, financian el monto de las facturas y se encargan de cobrarlas al deudor.
¿Qué es factoreo como concepto legal?
Factoreo como concepto legal
En Costa Rica las empresas que se dedican al factoreo están agrupadas en la Cámara Costarricense de Empresas de Factoreo (CCEF) que detalla el sistema como “un producto financiero que consiste en anticipar el pago de una cuenta por cobrar, la cual es cedida a una persona física o jurídica y ésta se encarga de administrar y cobrar dicho documento”.
El factoreo puede usarse para convertir las ventas de crédito en ventas de contado, e incluye facturas, letras de cambio, pagarés, contratos y cualquier otro documento que respalde una cuenta por cobrar que deba un cliente.
Muy importante agregar que una vez formado el contrato el deudor debe ser notificado acerca de la cesión de las facturas al factor.
¿Qué tipos de factoreo existen?
Tipos de factoreo
- Factoreo doméstico: Para empresas que operan en Costa Rica y establecen el factoreocon el Factor, a través de un contrato y el pago de una comisión. Cuando se establece el contrato, el Deudor es notificado y a partir de ese momento debe pagarle directamente al Factor.
- Factoreo internacional:Existen dos tipos, el factoreo de exportación cuando el Cliente y el Factor están en un mismo país mientras el Deudor reside fuera; y el factoreo de importación cuando el Cliente vive en el extranjero, y en una misma nación residen el Factor y el Deudor.
¿Qué figuras participan en el factoreo?
Figuras que participan en el factoreo
- Cliente:
Es la empresa que solicita el servicio, pues requiere capital y son muchas las facturas por servicios o productos que aún no le cancelan.
- Factor:
Se le conoce como Factor a la compañía que presta el servicio de factoreo, es decir, que financia el dinero de las facturas. Pueden ser bancos, asociaciones solidaristas, personas físicas, personas jurídicas o entidades financieras en general.
- Deudor:
Persona u organización que le debe dinero al Cliente.
¿Cuáles son los requisitos para obtener factoreo?
- La empresa presenta un perfil donde especifica sus actividades y los clientes más importantes que maneja.
- El cliente entrega al Factor información variada:
- Historia; productos o servicios que brinda; antecedentes generales y legales (Carta de Solicitud de Crédito).
- Estados financieros recientes: últimos dos o tres períodos fiscales y un corte que contenga información de no menos de tres meses.
- Estados de cuentas bancarias.
- Personería jurídica.
- Acta Constitutiva
- Cédula de los representantes de la empresa.
- El Cliente entrega las facturas a financiarpara su respectiva revisión. Estas deben cumplir con una serie de requisitos.
- Si el cliente cumple con los requisitos legales y financieros que solicita el Factor, ambas partes establecen un contrato con todos los términos del servicio, y pactan el pago de una comisión al Factor, quien facilitará el dinero de las facturas y le cobrará al deudor.
Características de las facturas que pueden usarse en el factoreo
La factura, aclara la Cámara Costarricense de Empresas de Factoreo, “surge como consecuencia de la realización de operaciones mercantiles, fundamentalmente de compraventa de productos o mercancías. La factura es el documento que específica la cantidad, las características y el precio de los bienes objeto de compraventa”.
Para que un Cliente pueda usar una factura en el factoreo, ésta debe cumplir ciertos criterios, como estar bien digitada y ser legible, además de otras características establecidas en el Artículo 460 del Código de Comercio de Costa Rica:
- Llevar el nombre y la firma del comprador, su mandatario o encargado, debidamente autorizado por escrito
- La factura debe poder ser transmitida válidamente por medio de contrato de cesión.
¿Cuáles son los alcances del contrato de factoreo?
Cuando el Cliente y el Factor acuerdan llevar a cabo el factoreo, firman un contrato que estipula todos los alcances del negocio. El contrato de factoreo o “contrato de cesión de factura”, como también se le conoce:
- Incluye los nombres de todas las partes.
- Establece todos los derechos y obligaciones de los involucrados.
- Detalla la comisión que recibirá el Factor por hacerse cargo de las deudas sin pagar y cobrarlas.
- Señala que el Factor asumirá la contabilidad de las facturas que el Deudor vaya cancelando o no (cuentas por cobrar).
- Se emite por un período determinado, se deja abierta la posibilidad de prórroga (cláusula de “renovación o de prórroga”) o se firma de forma indefinida.
- Especifica las acciones a seguir por parte del Factor, en caso de que el Deudor no pague. Por ejemplo: el contrato de factoreo puede indicar que el Cliente deberá hacerse cargo de las deudas, o bien, el Factor puede llevar al Deudor a Cobro Judicial.
- Puede realizarse en escritura pública para una mayor validez, aunque no es obligatorio. Depende de las reglas del Deudor para aceptar la cesión de la factura.
- Se debe endosar la factura a ceder y debe realizarlo el cliente directamente cuando es persona física, o por el representante legal de la empresa en caso de persona jurídica.
Cuando el contrato de factoreo queda establecido, el Deudor es notificado para que, a partir de ese momento, pague sus deudas directamente al Factor.
Beneficios y riesgos de usar factoreo
Riesgos del factoreo
- La figura del factoreo en Costa Rica carece de reglamentación jurídica.
- Que el Deudor no cumpla con los pagos que le corresponden o tenga insolvencia, obligando al Factor a incurrir en costos administrativos para cobrarle (proceso de Cobro Judicial).
- Si el Deudor no paga entonces el Cliente debe volver a asumir los pagos ante el Factor, si así lo establecieron en el contrato de factoreo.
- Falsificación de facturas. El Factor debe destinar recursos para investigar ampliamente la validez de las facturas antes de aceptarlas, para evitar descontar facturas falsificadas o con alteraciones.
10 beneficios de usar el factoreo como una fuente de capital
- Se recibe dinero rápido; es como cobrar de contado las facturas de crédito
- Se abre la posibilidad de no tener que solicitar un préstamos bancario, mismo que puede tardar mucho tiempo en tramitarse, y cuyos costos administrativos e intereses van a ser más altos que con el factoreo
- Hay un ahorro adicional al no tener que encargarse de la gestión de cobros
- La empresa contará con dinero inmediato para invertir en áreas diversas que hagan crecer su negocio
- Tanto grandes como medianas y pequeñas empresas pueden acudir al factoreo
- El tipo de garantía que se emplea en el factoreo no graba los activos de la empresa Cliente
- Las cuentas pendientes, al ser manejadas por una figura externa y con experiencia, se tramitan de forma más eficiente
- Con su experiencia en cobros el Factor se convierte en una figura a imitar, una especie de maestro comercial para el Cliente
- El factoreo permite que empresas importadoras de materias primas adquieran divisas de forma anticipada, con el fin de mitigar el riesgo por una posible fluctuación de las mismas
- El Factor se encargará de llevar la contabilidad respectiva
