La factura electrónica es un método de generar, enviar y almacenar facturas de manera electrónica, lo que ayuda a reducir el uso de papel y simplificar los procesos de contabilidad y tributación.
El principal objetivo de la factura electrónica es tener un control más exacto de las ganancias de los profesionales liberales con obligaciones tributarias, sean: Médicos, Veterinarios, Abogados, Notarios, Contadores, Ingenieros, Arquitectos, entre otros, quienes laboran de forma independiente y las empresas en el país.
Aquí hay algunos aspectos importantes sobre la factura electrónica en Costa Rica:
- Obligación para Contribuyentes: La factura electrónica se ha vuelto obligatoria para la mayoría de los contribuyentes en Costa Rica. Esto incluye empresas y profesionales independientes. Los contribuyentes deben registrarse en el sistema de facturación electrónica y emitir todas sus facturas a través de este método.
- Plataforma de Facturación Electrónica: En Costa Rica, el Ministerio de Hacienda ofrece una plataforma en línea llamada «ATV» (Administración Tributaria Virtual) para generar y enviar facturas electrónicas. Los contribuyentes deben registrarse en ATV y utilizar esta plataforma para cumplir con los requisitos de facturación electrónica o bien pueden contratar algún software que ofrezca estos servicios.
- Firma Electrónica: Las facturas electrónicas deben estar firmadas electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad. Esto se hace mediante el uso de un certificado digital emitido por una entidad autorizada.
- Comprobantes Electrónicos: Además de las facturas, otros tipos de comprobantes como notas de débito, notas de crédito y comprobantes de retención también deben ser emitidos electrónicamente.
- Validación de Facturas: Existe un proceso de validación de facturas electrónicas para garantizar que cumplan con los requisitos legales. Las facturas que no pasen esta validación pueden ser rechazadas.
- Almacenamiento de Documentos: Las facturas electrónicas deben ser almacenadas de acuerdo con las regulaciones tributarias y contables vigentes.
Beneficios de la factura electrónica
- Se tiene un control más puntual de las ganancias de los profesionales liberales y las empresas en el paísque deben pagar el impuesto sobre la renta.
- Garantiza procesos de venta y cobro más ágiles.
- Disminución de costos de operación.
- Reducción en el uso de papeleo, imprenta, tinta, bodegaje, despacho de facturas y procesos administrativos.
- Se protege el medio ambiente al reducir el consumo de papel.
- La facturación electrónicaaporta más seguridad al incluir la firma digital de quien facilita el servicio o producto.
Características de la factura electrónica
La factura electrónica cumple con los mismos requisitos legales de las facturas tradicionales:
- Lleva un nombre, en este caso: Factura Electrónica.
- Identifica a la persona que brinda un servicio o producto (contribuyente): Nombre completo o razón social; denominación o nombre del negocio; número de cédula de identidad; cédula jurídica; dirección completa del negocio; números de teléfono; correo electrónico.
- Presenta una numeración consecutiva para identificarla, la cual asigna el sistema de forma automática.
- Indica la fecha en que se emitió.
- Especifica si es una facturade contado, crédito, apartado, consignación o arrendamiento.
- Si la facturaincluye algún descuento este viene especificado: descripción y monto del descuento.
- Nombre completo del comprador o su razón social; su número de cédula físico o jurídico; dirección de su negocio, en caso de darse transacciones frecuentes.
- Detalle del producto o servicio prestado: Cantidad; precio unitario; precio neto; código del producto/servicio; descripción; subtotal y monto total.
- La facturaindica, si aplica: Monto del Impuesto Selectivo de Consumo; identificación de gravados y exentos; monto del Impuesto de Ventas.
- Al pie de la facturadebe venir la leyenda: Emitida conforme lo establecido en la resolución de facturación electrónica, N° DGT-R-033-2019 del veinte de junio de dos mil diecinueve de la Dirección General de Tributación.
- Debe ser entregada al comprador en formato electrónico y almacenarse en una plataforma técnica donde no pueda borrarse.
- Debe traer un código QR.
